Dalam dunia bisnis yang terus bergerak, pemahaman mengenai teknologi Customer Relationship Management (CRM) menjadi fondasi penting bagi perusahaan yang ingin tumbuh. Namun, banyak pemilik bisnis masih bingung memilih sistem yang tepat.
Salah memilih dapat membuat investasi bisnis sia-sia dan produktivitas tim juga bisa menurun. Maka dari itu pemahaman yang jelas tentang Customer Relationship Management adalah kunci transformasi digital yang berhasil.
Mengapa Memahami Jenis CRM Itu Penting?
Daftar Isi
Banyak bisnis membeli software populer tanpa mempertimbangkan kebutuhan tim. Padahal sales, marketing, dan layanan pelanggan memiliki kebutuhan yang berbeda. Tanpa pemahaman ini, yang dibeli sering tidak dipakai maksimal. Karena itu, memahami Jenis CRM menjadi langkah penting sebelum memilih platform.
Secara umum, ada tiga kategori utama yaitu: Operasional, Analitis, dan Kolaboratif. Setiap kategori dirancang untuk memecahkan tantangan tertentu. Mengetahui fungsinya membantu Anda menemukan solusi yang paling sesuai dengan kondisi bisnis.
3 Jenis Utama CRM dan Perbedaannya
Image by Saasten
1. CRM Operasional
CRM Operasional adalah tipe yang paling banyak digunakan, fokusnya pada otomatisasi proses yang berhubungan langsung dengan pelanggan. Sistem ini mengatur aktivitas penjualan, pemasaran, dan layanan. Hasilnya adalah efisiensi yang membuat tim bekerja lebih cepat dan lebih rapi.
Contoh sederhananya adalah: Data prospek tidak lagi dicatat manual di Excel. Sistem menangkap data otomatis dari website atau email, dan catatan jadi lebih bersih. Hasilnya, kesalahan lebih sedikit dan proses lebih cepat.
2. CRM Analitis
CRM Analitis bekerja di balik layar. Sistem ini memproses berbagai informasi pelanggan dan Informasi tersebut bisa berasal dari riwayat pembelian, preferensi, hingga keluhan. Data yang terkumpul kemudian diolah menjadi wawasan baru maka dari itu keputusan bisnis menjadi lebih akurat.
Perusahaan dengan volume data besar sangat membutuhkan jenis ini. Gartner menegaskan bahwa analitik adalah komponen vital untuk strategi bisnis modern. Anda dapat melihat pola pasar dan perilaku pelanggan dengan lebih jelas. Data mentah berubah menjadi keputusan strategis.
Baca juga artikel mengenai Peran Data Analytics dalam Transformasi Digital dan Pengambilan Keputusan
3. CRM Kolaboratif
CRM Kolaboratif membantu perusahaan mengatasi miskomunikasi antartim. Banyak bisnis mengalami masalah klasik, contohnya tim sales menjanjikan sesuatu yang tidak diketahui tim support. Pelanggan menjadi bingung hingga menyebabkan tim internal frustasi.
Sistem ini menyatukan data pelanggan dalam satu tempat. Semua tim melihat informasi yang sama. Ini sering disebut sebagai Single Source of Truth. Dengan informasi yang seragam, pengalaman pelanggan menjadi lebih konsisten dari awal hingga akhir.
CRM Sales vs Marketing vs Service
Image by Saasten
Walau sering berada dalam satu platform, CRM untuk Sales dan Marketing memiliki perbedaan mendasar.
CRM Marketing
CRM Marketing berfokus pada awal funnel. Sistem ini menarik prospek melalui kampanye email, media sosial, atau iklan. Metriknya mencakup CTR, engagement, dan jumlah leads. Tujuannya sederhana. Mendatangkan prospek berkualitas.
CRM Sales
Tim sales menerima leads dari marketing. Mereka bertugas mengolah dan mengonversinya menjadi pelanggan. Untuk mendukung proses itu, CRM menyediakan fitur pipeline, tracking aktivitas, dan forecasting yang membantu tim memahami peluang terbaik dan closing lebih cepat.
Perbedaan ini terlihat jelas pada platform seperti Salesforce. Sales Cloud menangani pipeline. Marketing Cloud mengurus segmentasi audiens dan otomatisasi kampanye. Integrasi dua sistem ini penting agar data mengalir lancar dan prospek panas tidak hilang.
Untuk memahami lebih lanjut mengenai produk tersebut, Anda dapat membaca artikel mengenai Salesforce Cloud: Solusi untuk Tim Sales, Marketing, dan Service
CRM Services
Fokus dari CRM Service adalah mengelola hubungan. Tujuannya tidak hanya untuk mengakuisisi pelanggan baru, tetapi juga untuk mempertahankan pelanggan lama. Tim service juga dapat mengidentifikasi masalah potensial bahkan sebelum pelanggan menyadarinya. Misalnya, sistem dapat memberi notifikasi jika ada pelanggan yang sering mengalami masalah teknis. Maka dari itu, CRM Services menjadi solusi layanan pelanggan di Era Digital 2026.
Perbedaan CRM dan Enterprise Resource Planning (ERP)
Image credit by Saasten
Banyak pebisnis mengira CRM dan ERP adalah hal yang sama. Padahal keduanya berbeda.
CRM berfokus pada hubungan eksternal.
Sistem ini mengatur pelanggan, penjualan, dan layanan.
ERP berfokus pada proses internal.
Sistem ini menangani keuangan, stok, HR, dan supply chain.
Cara mudah memahaminya. Customer Relationship Management membantu bisnis mendapatkan pendapatan. ERP membantu mengelolanya. Keduanya bisa saling terhubung. Integrasi ini membantu mempercepat alur dari pesanan hingga pengiriman. Anda dapat mempelajari lebih dalam melalui artikel kami terkait CRM vs ERP
Case Study: Penggunaan CRM dalam Bisnis
Sebuah bisnis ritel fashion di Jakarta mengelola pelanggan memakai spreadsheet. Data semakin banyak sampai mereka tidak lagi mengenali pelanggan mana yang loyal terhadap produknya. Awalnya mereka mengira butuh ERP tetapi setelah evaluasi, masalah utama ternyata adalah retensi dan tidak adanya sistem penjualan yang jelas. Maka dari itu mereka membutuhkan CRM Operasional dengan fitur Loyalty Management.
Setelah penerapan, repeat order naik 25% dalam enam bulan. Dampak ini menunjukkan pentingnya memilih sistem berdasarkan kebutuhan. Salesforce juga mencatat bahwa penggunaan Customer Relationship Management yang tepat dapat meningkatkan kepuasan pelanggan secara signifikan.
Panduan Lengkap untuk Memilih Software CRM
Setiap perusahaan memiliki proses, alur kerja, dan prioritas yang berbeda. Karena itu, penting untuk mengikuti langkah berikut. Panduan ini membantu Anda memilih sistem software yang sesuai, efektif, dan siap mendukung pertumbuhan jangka panjang.
1. Tentukan Tujuan dan Sasaran Bisnis
Mulailah dengan menjelaskan apa yang ingin Anda capai dengan CRM. Tentukan target penjualan, efisiensi tim, atau peningkatan pengalaman pelanggan. Tujuan yang jelas membantu Anda menemukan platform yang tepat dan membuat investasi lebih tepat sasaran. Dengan begitu, hal tersebut bukan hanya menjadi alat, tetapi fondasi yang memberi nilai nyata bagi bisnis Anda.
2. Tentukan Anggaran dengan Jelas
Setiap CRM memiliki biaya berbeda. Jangan lupa bahwa tools gratis pun sering membutuhkan biaya tambahan. Pertimbangkan hal-hal berikut:
• Pelatihan dan implementasi
• Dukungan dan tools tambahan
• Kebutuhan upgrade atau opsi skalabilitas
Ketahui kapasitas anggaran perusahaan. Dengan anggaran yang jelas, Anda bisa menghindari pemborosan dan tetap mendapatkan fitur yang penting bagi tim penjualan maupun pemasaran. Baca artikel Cara Menghitung Total Cost of Ownership (TCO) untuk informasi anggaran implementasi.
3. Kenali Fitur, Fungsi, dan Kebutuhan Integrasi
CRM harus bekerja selaras dengan sistem yang sudah Anda pakai karna integrasi yang buruk hanya akan menambah pekerjaan. Pastikan fitur dasarnya sesuai dengan kebutuhan bisnis. Beberapa fitur umum yang wajib dipertimbangkan meliputi:
• Automasi
• Laporan dan analitik
• Manajemen prospek
• Sales forecasting
• Kustomisasi
• Integrasi dengan tools bisnis
Fitur tersebut menjadi fondasi tools modern. Evaluasi setiap platform dan pilih yang paling fleksibel untuk mendukung alur kerja Anda.
4. Bandingkan Software Secara Mendalam
Jangan berhenti pada deskripsi marketing. Anda perlu melakukan evaluasi secara langsung. Berikut langkah yang terbukti efektif:
• Jadwalkan demo dan lihat cara kerja sistem secara detail.
• Coba versi trial untuk menguji fitur secara langsung.
• Pelajari ulasan dan feedback pengguna lain.
• Buat shortlist dan lakukan perbandingan berdampingan.
Pendekatan ini membantu Anda memahami batasan, kelebihan, serta kecocokan sistem dengan proses bisnis.
5. Komponen Utama yang Wajib Ada dalam CRM
Anda perlu memastikan sistem memiliki komponen kunci berikut:
• Kemudahan setup. Implementasi yang cepat menghemat waktu dan biaya.
• Integrasi lancar. platform harus terhubung dengan tools seperti customer service, billing, atau ERP.
• Kolaborasi terpusat. Tim sales, marketing, dan service harus berbagi data dalam satu ruang.
• Model pembayaran fleksibel. Sesuaikan dengan anggaran dan kebutuhan, baik subscription maupun usage-based.
• Analitik dan laporan kuat. Insight membantu pengambilan keputusan.
• Keamanan sistem. Data pelanggan harus terlindungi oleh standar keamanan tinggi.
Komponen ini menjadi dasar pertimbangan saat Anda membandingkan berbagai vendor Customer Relationship Management. Jika anggaran terbatas, prioritaskan fitur yang paling berdampak pada operasi bisnis Anda.
Mengimplementasikan CRM Terbaik untuk Bisnis Anda
Implementasi yang efektif membutuhkan strategi dan perencanaan yang matang. Kami di Saasten Technologies siap membantu Anda melakukan assessment, perencanaan, hingga implementasi sistem CRM unggulan seperti Salesforce, lengkap dengan integrasi yang sesuai kebutuhan bisnis Anda.
📞 Whatsapp Business atau Call: (+62) 878 8880 3822
☎️ Office Number: 021-5030 1016
Instagram: @saastentechnologies
YouTube: Saasten Technologies
LinkedIn: Saasten Technologies
FAQ:
1. Apakah bisnis kecil membutuhkan CRM yang kompleks?
Bisnis kecil dapat memulai dengan CRM Operasional sederhana seperti Zoho Bigin . Memuat fitur inti seperti manajemen kontak dan penjualan yang cukup membantu.
2. Apa bedanya CRM Sales dan Marketing?
CRM Sales membantu penjualan mengelola pipeline dan closing sedangkan Marketing mendukung campaign, email massal, dan nurturing prospek.
3. Apakah ada satu platform yang dapat mencakup Operasional, Analitis, dan Kolaboratif?
Yes. Banyak platform modern seperti Salesforce dan Zoho menyediakan ketiganya dalam satu ekosistem.
4. Mana yang lebih prioritas, Customer Relationship Management atau ERP?
Tergantung kondisi bisnis. Jika fokus Anda adalah pertumbuhan penjualan, CRM terlebih dahulu. Jika masalah utama ada di keuangan atau stok, Anda bisa mulai dengan ERP.