Slack untuk perusahaan hadir bukan hanya sebagai aplikasi chatting, melainkan sebagai Digital HQ yang mengintegrasikan orang, data, dan aplikasi. Tim membutuhkan ruang kerja digital yang tidak hanya mengirim pesan, tetapi juga menyelesaikan pekerjaan. Artikel ini akan membahas tata cara penggunaan Slack sehingga Anda bisa menerapkannya segera.
Mengapa Slack Menjadi Standar Baru?
Daftar Isi
Dunia kerja telah berubah drastis. Berdasarkan data terbaru dari Salesforce, perusahaan yang mengadopsi platform kolaborasi digital mengalami peningkatan produktivitas yang signifikan. Alasan utamanya sederhana: transparansi dan kecepatan.
Di Slack, komunikasi terjadi di Channel, bukan hanya di direct message. Dengan demikian, informasi menjadi aset perusahaan yang dapat diakses oleh siapa saja yang berkepentingan. Anda tidak perlu lagi meneruskan (forward) email ke anggota tim baru; mereka cukup masuk ke channel terkait dan membaca riwayat percakapan.
Selain itu, keamanan data menjadi prioritas utama. Berbeda dengan aplikasi pesan instan customer, Slack untuk perusahaan memberikan kontrol penuh kepada admin untuk mengelola akses dan data. Hal ini sangat krusial bagi bisnis yang ingin menjaga kerahasiaan informasi klien dan strategi internal.
Fitur Utama untuk Produktivitas Maksimal
Berikut adalah fitur-fitur yang wajib Anda optimalkan dalam Menggunakan Slack:
Image by Saasten
1. Channel dan Thread
Alih-alih membuat satu grup besar untuk semua hal, Anda harus memecah komunikasi ke dalam topik spesifik. Buatlah channel berdasarkan divisi (misalnya #marketing, #sales) atau berdasarkan proyek (#proj-website-launch).
Selanjutnya, gunakan fitur Thread untuk diskusi mendalam. Jika seseorang memposting pengumuman di channel, jangan membalasnya langsung di channel utama. Sebaliknya, balaslah di dalam thread. Praktik ini menjaga tampilan channel tetap rapi dan memudahkan anggota lain untuk memindai informasi penting tanpa terganggu oleh detail diskusi.
2. Slack Canvas
Salah satu fitur terbaru yang sangat kami rekomendasikan adalah [Slack Canvas]. Bayangkan sebuah dokumen hidup yang menempel di setiap channel. Anda bisa menggunakan Canvas untuk menyimpan:
-
Daftar kontak penting (PIC).
-
Timeline proyek.
-
Tautan ke dokumen eksternal.
-
Checklist harian tim.
Dengan Canvas, tim tidak perlu lagi berpindah aplikasi hanya untuk mencari SOP atau dokumen onboarding. Semua informasi konteks tersedia tepat di samping percakapan Anda.
3. Huddles
Huddles memungkinkan Anda untuk melakukan pembicaraan audio atau video instan dengan rekan kerja, Anda bisa menyalakan Huddles lewat channel atau Direct Message (DM), sharescreen, dan menyelesaikan masalah dalam hitungan menit. Hasilnya, kalender Anda akan lebih bersih dari rapat-rapat pendek yang sebenarnya bisa selesai lewat percakapan singkat.
Strategi Implementasi
Berdasarkan pengalaman kami melakukan enablement di berbagai organisasi, keberhasilan penggunaan Slack bergantung pada “kesepakatan cara kerja”. Berikut adalah kerangka kerja yang kami terapkan untuk memastikan komunikasi berjalan efektif.
Struktur Pesan yang Jelas
Kami mendorong klien untuk menghindari pesan yang samar seperti “Bisa tolong cek ini?”. Sebaliknya, gunakan format yang memberikan konteks penuh.
Cobalah format berikut saat memberikan tugas:
-
[Topik] – [Tujuan]
-
Konteks: Penjelasan singkat situasi.
-
Aksi: Apa yang harus dilakukan.
-
PIC: Siapa yang bertanggung jawab (@mention).
-
Due Date: Kapan tenggat waktunya.
Contoh case:
[Review Konten] – Finalisasi Artikel Blog Konteks: Draf artikel SEO sudah selesai di Google Doc. Aksi: Mohon review bagian teknis CRM. PIC: @Budi Due Date: Besok jam 14.00 WIB.
Dengan format ini, penerima pesan langsung paham prioritas dan ekspektasi tanpa perlu bertanya balik.
Budaya Reaksi Emoji (Reacji)
Di Slack, emoji berfungsi sebagai tanda terima atau persetujuan yang efisien. Misal dalam kultur perusahaan, ada yang menggunakan sistem “mata” (👀) untuk menandakan “saya sedang membacanya”, dan “centang hijau” (✅) untuk “tugas selesai”.
Hal ini mengurangi notifikasi pesan balasan seperti “Oke”, “Siap”, atau “Diterima” yang sering membanjiri channel. Akibatnya, notifikasi yang masuk ke tim Anda hanyalah hal-hal yang benar-benar substansial.
Penggunaan Workflow Builder
Image by Zapier
Untuk proses yang berulang, Anda tidak boleh mengandalkan ingatan manual. Gunakan Workflow Builder untuk mengotomatisasi tugas rutin.
Misalnya, jika tim Sales sering meminta materi presentasi ke tim Marketing, buatlah formulir otomatis di Slack. Sales cukup mengetik perintah /minta-materi, mengisi form singkat, dan permintaan tersebut akan otomatis masuk ke channel Marketing dengan format yang rapi. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang integrasi ini di artikel kami mengenai Cara Integrasi Google Workspace dengan Slack, Trello, dan Tools Lainnya untuk otomatisasi kolaborasi.
Integrasi dengan Ekosistem Kerja
Kekuatan sejati Slack terletak pada kemampuannya untuk “berbicara” dengan aplikasi lain. Slack bukan pulau yang terisolasi; ia adalah jembatan penghubung.
Menghubungkan Google Drive dan Zoom
Anda dapat menghubungkan Google Drive sehingga setiap kali seseorang membagikan tautan dokumen, Slack akan menampilkan pratinjau (preview) dan mengatur izin akses secara otomatis. Demikian pula dengan Zoom; Anda bisa memulai rapat Zoom langsung dari Slack dengan satu perintah sederhana.
CRM dan Customer Support
Bagi tim Sales dan Support, integrasi dengan Salesforce atau Zendesk adalah alat bantu yang mendukung produktivitas. Notifikasi deal baru atau tiket keluhan customer bisa langsung muncul di channel khusus. Dengan demikian, tim manajemen dapat memantau kesehatan bisnis secara real-time tanpa perlu login ke berbagai dashboard yang berbeda.
Untuk wawasan lebih luas mengenai tren teknologi bisnis dan produktivitas, Anda bisa membaca artikel mengenai Fitur Salesforce yang Membantu Perusahaan Besar Meningkatkan Produktivitas.
FAQ: Pertanyaan Umum Seputar Slack
1. Apakah Slack cocok untuk perusahaan kecil? Tentu saja. Slack memiliki paket gratis yang sangat powerful untuk tim kecil. Fitur dasarnya sudah cukup untuk merapikan komunikasi yang sebelumnya berantakan di WhatsApp.
2. Bagaimana cara menjaga keamanan data di Slack? Slack memiliki fitur keamanan tingkat enterprise, termasuk SSO (Single Sign-On) dan retensi data. Pastikan Anda mengatur izin invite agar hanya admin yang bisa mengundang orang luar ke dalam workspace.
3. Apa bedanya Slack dengan Microsoft Teams? Meskipun fungsinya mirip, Slack unggul dalam hal User Experience (UX) yang lebih intuitif dan ekosistem integrasi third-party yang sangat luas (lebih dari 2.400 aplikasi). Banyak pengguna merasa Slack lebih “manusiawi” dan menyenangkan untuk digunakan sehari-hari.
4. Bisakah saya mengundang klien ke dalam Slack? Bisa. Fitur Slack Connect memungkinkan Anda bekerja sama dengan organisasi eksternal di channel yang aman. Ini jauh lebih efektif daripada berbalas email dengan vendor atau mitra bisnis. Pelajari lebih lanjut tentang [cara menggunakan Canvas] untuk kolaborasi lintas organisasi.
Kesimpulan
Beralih ke Slack adalah langkah strategis untuk memodernisasi operasional bisnis Anda. Namun, keberhasilan implementasi cara menggunakan Slack untuk perusahaan bergantung pada budaya yang Anda bangun di dalamnya. Mulailah dengan struktur channel yang rapi, biasakan komunikasi yang jelas dengan konteks, dan manfaatkan fitur canggih seperti Canvas dan Huddles.
Pada akhirnya, tujuan utama kita bukan sekadar menggunakan aplikasi baru, melainkan menciptakan lingkungan kerja yang lebih transparan, cepat, dan menyenangkan bagi seluruh tim dan departemen.
Hubungi Saasten Technologies (+62) 878 8880 3822 untuk implementasi yang tepat serta cari tahu bagaimana Slack dan Salesforce bisa membantu dan mengoptimalkan pertumbuhan bisnis Anda.
📱 (+62) 878 8880 3822 📞 021-5030 1016 🌐 Website Saasten
📞 021-5030 1016
Instagram: @saastentechnologies
YouTube: Saasten Technologies
LinkedIn: Saasten Technologies
Author: